Berhubung dengan tugas kampus disini saya juga memposting sedikit mengenai dasar kearsipan, sekedar berbagi saja saya menuliskan beberapa referensi materi sederhana yang mudah anda pahami. Semoga dapat sedikit membantu anda …
A. Pengertian arsip
Kata arsip berasal dari bahasa :
Belanda = archief => yang berarti catatan
Inggris = archief => yang berarti dokumen
Yunani = arched

Menurut kamus besar bahasa Indonesia, arsip yaitu dokumen tertulis yang berrasal dari komunikasi tertulis dan memiliki nilai historis dan disimpan dalam tempat terteentu untuk referensi.

Sedangkan menurut the liang gie, arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara tepat ditemukan kembali untuk memudahkan pengertian tentang arsip ada 5 kata tangkap yang perlu diketahui yaitu :
1. Kumpulan naskah dengan bentuk apapun.
2. Yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta.
3. Punya kegunaan.
4. Disimpan dengan cara sistematis.
– System abjad ( alphabetical )
– System tanggal ( chronological )
– System hal (subject )
– System wilayah ( geographic )
– System nomor ( numerical )
5. Mudah ditemukan .

Arsip => langsung disimpan
Dokumen => bisa dipakai sebagai bukti

B. Istilah-istilah kearsipan
1. File => fillum = tali/benang
=> Isi dari lipatan karton/map yang disimpan dalam wadah dan diatur secara sistematis.
2. record => rekaman
=> menurut ensiklopedia = setiap catatan tertulis/gambar tentang susuatu peristiwa yang dibuat untuk keperluan pengingatan.

C. macam- macam arsip
arsip dikelompokkan menjadi 6 yaitu :
1. berdasarkan tingkat kepentingan/kegunaannya
a. Arsip vitall ( sangat penting ) => AKTA
b. Arsip penting => KTP
c. Arsip biasa => surat tagihan
d. Arsip tanda penting => iklan dikoran, undangan rapat

2. Berdasarkan sifatnya
a. Rahasia ( tertutup )
b. Terbuka

3. Berdasarkan fungsinya
a. Dinamis => aktif, semi aktif, in aktif.
b. Statis

4. Berdasarkan keasliannya
a. Primer => arsip
b. Sekunder => duplikat/tembusan/foto copy.

5. Berdasarkan tempat penyimpanannya
a. Arsip nasional pusat => LAN ( lembaga arsip nasional ) => teks proklamasi
b. Arsip nasional daerah => LAD ( lembaga arsip daerah ) => SK Gubernur

6. Berdasarkan tempat pengolahannya
a. Arsip sentral => terpusat/Cuma ada 1 pengolah
b. Arsip desentralisasi => perunit
 Arsip dikelola tiap unit masing-masing

Nilai guna arsip
1. Menurut ANRI
a. Nilai guna primer
Nilai guna arsip bagi kepentingan pihak pencipta arsip
– Bukti administrasi – bukti hukum
– Bukti keuangan – bukti ilmiah

b. Nilai guna sekunder
Nilai guna arsip bagi kepentingan pihak lain, diluar pihak pencipta arsip

2. Menurut Vernon B. Sarten
Nilai arsip/warkat tercakup dalam akronim ALFRED

A = ADMINISTRATIVE VALUE => Value Administarasi
L = LEGAL VALUE => Nilai guna hokum
F = FISCAL VALUE => Keuangan
R = RESEARCH VVALUE => Ilmiah
E = EDUCATION VALUE =>Guna Pendidikan
D = DOCUMENTARY VALUE => Dokumentasi

3. Menurut ENSILOPEDI ADMINISTRASI
– Guna informasi
– Guna yuridis => hukum
– Historis
– Ilmiah

4. Menurut THE LIANG GIE
a. Nilai guna administrasi
b. Nilai guna hokum
c. Nilai guna keuangan
d. Nilai guna sejarah
e. Nilai guna penellitian
f. Nilai guna kegiatan organiasasi
g. Nilai guna haluan organisasi => anggaran dasar dan anggaran rumah tangga
h. Nilai guna penerangan

D. Tujuan dan fungsi kearsipan
1. Tujuan kearsipan
Menurut UU No. 7 tahun 1971 tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan pelaksanaan dan penyelenggaraan Negara.
Untuk mendukung hal diatas tujuan kearsipan dirinci sbb:
a. Mengusahakan keberadaan arsip
b. membantu kelancaran kegiatan administrasi
c. melayani pemakai arsip
d. menghindari terjadinya pemborosan biaya
2. fungsi kearsipan
1. tempat penyimpanan warkat
2. pelayanan terhadap kelancaran administrasi

1. penciptaan arsip
kegiatan ini diawali dari penulisan, pencatatan, dan penyimpanan kegiatan untuk surat keluar
=>perintah pembuatan => konsep => pengetikan => cetak=> tanda tanda tangan, stempel => dikirim (arsip)

2. Filling
adalah kegiatan jpenyimpanan arsip dengan cara-cara tertentu, secara umum ada 5 macam system penyimpanan.
a. System abjad d. system wilayah
b. System tanggal e. system pokok masalah
c. System nomor

3. Finding
Adalah kegiatan penemuan kembali arsip yang disimpan, finding bisa dikatakan baik aplabila bisa menemukan warkat dalam waktu kurang dari 1 menit.

4. Penyelamatan
Kegiatan penyelamatan mmeliputi :
a. Pengamanan => menjaga arsip
b. Pemeliharaan => agar tidak rusak
c. Perawatan => agar arsip yang rusak tetap dapat dipakai

5. Penyusutan
a. Pemindahan
b. Pemusnahan
c. Penyerahan ke arsip nasional
Syarat-syarat petugas arsip
a. Mempunyai pengetahuan umum
b. Sehat jasmani dan rohani
c. Terampil
d. Memahami seluk beluk organisasi dan pejabat dalam organisasi
e. Mempunyai sifat ramah, jujur, sabar, loyal, tekun dan berkepribadian menarik
f. Menguasai peralatan kantor
g. Bisa membuat perlengkapan kearsipan
h. Bisa membuat perlengkapan kearsipan

Asas kearsipan
Adalah kebijakan penerapan pengurussn surat/kearsipaan pada suatu organisasi.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pemilihan asas kearsipan adalah :
a. Besar kecilnya organisasi
b. Volume arsip
c. Prosedur kerja
d. Kondisi lingkungan
e. Rentang control
f. SDM pendukung
g. Peralatan yang tersedia
h. Biaya yang tersedia

3. Tujuan pemakaian system filling
a. meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja sumber daya manusia
b. Tercapainya tujuan kearsipan
c. Mendorong semua pihak untuk berperan aktif dalam tugas kearsipan
d. Menciptakan suatu pedoman yang dapat dipakai sebagai acuan bagi pihak-pihak yang berhubungan

4. Istilah-istilah yang berkaitan dengan system filling
a. Klarifikasi arsip adalah mengelompokkan arsip menurut urusan atau masalahnya secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi yang menciptakan atau menghimpunnya
b. Indeks adalah tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali indeks diambil dari kata rangkap terpenting sebuah arsip
c. Kode arsip adalah tanda pengenal urusan atau masalah dari klasifikasi arsip kode dapat berupa abjad, angka, atau gabungan abjad dengan angka

5. Cirri-ciri system filling yang baik
a. Sesuai jenis kegiatan dan besar kecilnya organisasi
b. Flexible
c. Mudah diterapkan
d. Ekonomis
e. Mendukung penemuan kembali

B. Macam-macam system filling
a. pengertian filling system abjad
system ini merupakan system penyimpanan dan jpenemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad atau huruf-huruf pertama nama orang atau badan untuk surat msuk nama diambil dari nama pengirim. Dan untuk surat keluar diambil dari nama alamaat yang dituju, nama tersebut selanjutnya diindeks dan ditetapkan kode penyimpanan arsip yang berupa abjad /huruf.

Ada beberapa pendapat tentang pengertian filling system abjad diantara lain sebagai berikut :
1. Menurut Anhar (penyusunan surat dan kearsipan)
Sistam abjad adalah suatu system penyimpanan dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.
2. Dr. Moekijat (tata laksana kantor)
Penggolongan menurut abjad adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen disimpan menurut huruf-huruf pertama dari nama-nama orang atau organisasi, kemudian menurut huruf-huruf kedua .

Berdasarkan pendapat diatas, maka filling sisten abjad adalah system penyimpanan dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad/huruf pertama nama orang /badan .

Kelebihan
1. Dapat diterapkan pada semua jenis kegiatan usaha yang baik berskala besar maupun kecil
2. Flexible
3. Mudah diterapkan
4. Tidak terlalu rumit
5. Orang mudah mengingat nama orang/badan

Kekurangan
1. Bila peminjam arsip tidak bisa/lupa menyebutkan nama/alamat hanya mampu menyebutkan masalah/tanggal surat, maka hal ini sulit membantu dengan kartu indeks dan kartu klaper
2. Walau kode sudah ditemukan tidak serta merta dapat mencari surat dengan mudah karena banyaknya nama yang memiliki kode yang sama
3. Setiap kali ada nama baru yang diterima bagi kearsipan maka daftar klasifikasi harus disesuaikan

About these ads